Creando flujos en Navgar

A veces, es necesario seguir un Procedimiento Operativo Estándar con todas las tareas relacionadas realizadas en una secuencia estricta. Otras veces, el orden de las operaciones es menos importante - e incluso es beneficioso - que múltiples tareas se realicen en paralelo o de manera asincrónica, siempre y cuando el resultado final sea la finalización de un conjunto prescrito de tareas. El módulo de Flows de Navgar te permite todas estas opciones para construir los pasos adecuados dentro de los Flows de tu propia organización.

El proceso de configuración de un Flujo en Navgar es sencillo y el tiempo invertido es pequeño en comparación con los beneficios continuos que usted y su organización obtendrán al hacerlo. Para empezar:

1. Navegue al módulo de Flujos de Navgar

2. Puede iniciar la creación de su Flow de la siguiente manera:

3. Ingresa el nombre del Flujo que deseas crear y presiona enter o haz clic en Agregar

4. La pantalla de Configuración de Flujo aparecerá, permitiéndote:

5. Agregue tareas a su Flujo. Estas se establecen como Tareas Humanas de forma predeterminada, pero también puede crear una Tarea de Correo (a través del menú desplegable o escribiendo .M (Nota: debe escribir tanto el punto como la M al mismo tiempo)) o un Subflujo (a través del menú desplegable o escribiendo .S (Nota: debe escribir tanto el punto como la S al mismo tiempo)). Por ahora nos centraremos en las tareas humanas, pero puede aprender más sobre las Tareas de Correo y los Subflujos en otros artículos de soporte.

En el ejemplo a continuación, he poblado mi Flujo de Proceso de Ventas con tareas que se llevarán a cabo secuencialmente y algunas descripciones para ellas, que se pueden expandir o contraer según sea necesario. También puede alternar entre "Destacar problemas" o no, lo que le informa sobre cualquier problema que pueda impedir el lanzamiento exitoso de su flujo. El problema recurrente ilustrado aquí es que las tareas están presentes pero ninguna ha sido asignada a los propietarios para llevarlas a cabo. A medida que asigna propietarios para las tareas que ha creado para su flujo, los problemas resaltados desaparecen.

También puedes establecer retrasos para la visibilidad de las tareas para los propietarios respectivos desde esta pantalla de configuración a través del

icono. También puedes establecer los retrasos para la visibilidad de las tareas a sus propietarios desde esta pantalla de configuración a través del ícono . Esto te permite determinar el período entre el lanzamiento del flujo y la primera tarea que se mostrará al propietario. Una vez que la primera tarea esté marcada como "Hecha", el retraso establecido en la segunda tarea comienza hasta que se muestra al propietario. Los retrasos se pueden establecer rápidamente en incrementos de 6 horas, 12 horas, 1 día, 2 días, 3 días o 7 días, pero puedes personalizarlos a cualquier número de horas, días, semanas o meses que desees

Tanto como los retrasos que establezcas para que las tareas sean "servidas" a sus propietarios, es igual de importante fijar los plazos para cada tarea en la secuencia a través del

icono.

Debido a que los Flows están diseñados para ser recurrentes, es poco práctico utilizar un formato de fecha y hora como Fecha de Vencimiento sin una gran cantidad de configuración manual. En cambio, los Flows de Navgar utilizan el mismo formato de cuenta regresiva e incrementos que los Retrasos hasta que una tarea vence, y comienzan a contar desde el momento en que se hace visible la tarea para su propietario.

Una vez que esté satisfecho con las Tareas de su Flow y su secuencia, sus propietarios, el Retraso antes de que se muestre cada tarea del Flow en relación con la finalización de la actividad anterior, el tiempo hasta que vence cada tarea, entonces el Flow está listo para ser lanzado. Consulte Cómo lanzar Flows en Navgar para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.

Digamos que estás planeando una fiesta de cumpleaños y también horneando un pastel para ella. Para la fiesta de cumpleaños, necesitas enviar invitaciones, comprar decoraciones y preparar el lugar—cada paso debe completarse uno tras otro. Este es un flujo estándar, donde las tareas se realizan en un orden específico.

Ahora, considera hornear el pastel. Puedes mezclar la masa mientras precalientas el horno, y mientras el pastel se hornea, puedes preparar el glaseado. Estas tareas se pueden realizar al mismo tiempo, lo que implica tareas paralelas en el Flujo.

Entender la diferencia entre estos dos tipos de relaciones de pasos—secuencial y paralela—te permite diseñar Flujos que son relevantes para el flujo de trabajo que tienes en mente.

Volviendo a mi Flujo de Manejo de Pedidos de Clientes, tenía un paso llamado 'Seguimiento de pedidos y comunicación', que en realidad son dos cosas diferentes, así que lo dividí en 'Seguimiento de pedidos' y 'Comunicación con el cliente', pero estas tareas - y tantas otras como quieras - se pueden asignar para completarse en paralelo.

Para configurar tu Flujo para reconocer esto, pasa el cursor sobre el Paso del Flujo que deseas realizar en paralelo con otro y haz clic en la función de arrastrar y soltar (seis puntos que parecen un dado).

Muévelo al Paso del Flujo con el que deseas que sea en paralelo en el campo azul que se rellena con el texto 'Inicio simultáneo. Suelta una tarea aquí para agruparla como simultánea'.

Cuando estén completados, los dos pasos del flujo mostrarán que están 'unidos' por un campo azul que rodea ambos pasos en tu plantilla. Cuando se lance el flujo, ambas tareas del flujo serán asignadas simultáneamente a sus respectivos responsables.