Un Flujo de trabajo es una serie de tareas predefinidas y repetibles necesarias para realizar un trabajo específico. Los Flujos de trabajo son ideales para procesos que requieren la participación de múltiples personas y varias etapas para lograr un objetivo. Ejemplos incluyen la serie de pasos y personas requeridas para producir un elemento de arte para una campaña de marketing, pagar una factura o programar una cita/hacer seguimiento con un paciente.
Ejemplo de Flujo de trabajo: Incorporación de un nuevo empleado
El Departamento de Recursos Humanos verifica la documentación del nuevo empleado y realiza cualquier verificación de antecedentes necesaria
El Departamento de Tecnología configura el ordenador y la cuenta de correo electrónico del nuevo empleado
El Gerente asigna las tareas del nuevo empleado y ofrece una breve visión general de su rol y responsabilidades
El nuevo empleado completa cualquier capacitación u orientación necesaria
El Departamento de Tecnología proporciona el acceso necesario al software y aplicaciones
El Gerente programa reuniones regulares con el nuevo empleado para asegurar su éxito y proporcionar retroalimentación
Puede notar que hay similitudes entre los Flujos de trabajo y los Proyectos: ambos agrupan tareas que deben realizarse, a menudo involucran grupos de personas que las llevan a cabo y combinan estas tareas individuales hacia un objetivo final más grande, pero hay distinciones. En un Proyecto, las tareas individuales pueden tener fechas de vencimiento, pero no es necesario que una tarea dependa de la finalización de otra para comenzar. Un Flujo de trabajo es direccional por definición y sus tareas están tanto cadenciadas como secuenciadas para su parte en la finalización general. Otra distinción clave es la repetibilidad. Tanto los proyectos como los flujos de trabajo tienen comienzos y finales. Si bien los elementos de los proyectos pueden ser utilizados como plantillas para su uso futuro, los proyectos son emprendimientos temporales. Un Flujo de trabajo, por otro lado, puede ser configurado para una instancia ad hoc, pero es más probable que se configure para operaciones recurrentes.
Los artículos de esta suite están dedicados a ayudarlo a configurar y gestionar sus Flujos de trabajo.