Transmisión Dinámica de Información Entre Pasos
A quién va dirigido
Este artículo es para usuarios de Flow Builder que desean hacer que sus automatizaciones sean más inteligentes y flexibles.
Si alguna vez has deseado recopilar información durante un flujo (no solo al inicio) y reutilizarla en tareas, correos o demoras posteriores, las variables son para ti.
Las variables te permiten guardar información mientras el flujo se ejecuta y usarla más adelante. En lugar de pedir todo desde el principio, puedes recopilar datos paso a paso y ponerlos en uso justo cuando los necesites.
Novedades
Ahora puedes exponer campos de formularios como variables mientras un flujo está en progreso.
Esto desbloquea automatizaciones poderosas, como:
Actualizar la asignación de tareas a la persona correcta sin saber quién será al inicio del flujo. Debes comenzar con una variable asignada, pero esta puede cambiar mientras el flujo se ejecuta.
Personalizar comunicaciones con detalles proporcionados por el usuario.
Controlar demoras basadas en fechas reales en lugar de horarios fijos.
Una vez que un campo se marca como variable, puede reutilizarse en pasos posteriores del flujo.
Escenarios Reales
1. Actualizar la Asignación de Tareas Dinámicamente
Imagina que ejecutas un flujo de trabajo de triage de errores:
Paso 2: Un formulario pregunta: “¿Quién debería revisar este error?” (Tipo de campo: Usuario).
Expones la respuesta como una variable llamada qa_reviewer.
Paso 5: El sistema actualiza automáticamente la asignación de {{qa_reviewer}}.
Ahora, cada tarea relacionada con errores se asigna automáticamente a la persona seleccionada en el formulario mientras el flujo se ejecuta.
2. Personalización de Correos con Entradas de Usuario
Supongamos que estás incorporando nuevos proveedores:
Paso 3: Un formulario pregunta: “¿Cuál es el número de ID del proveedor?” (Tipo de campo: Número).
Expones la respuesta como vendor_id.
Paso 6: Se envía automáticamente un correo que dice:
“Hola, tu cuenta de proveedor {{vendor_id}} ha sido creada con éxito.”
Cada proveedor ve su ID único, lo que hace la comunicación clara y personalizada.
3. Control de Demoras con Fechas
Imagina un flujo financiero para seguimiento de facturas:
Paso 3: Un formulario incluye el campo: “¿Cuándo vence esta factura?” (Tipo de campo: Fecha).
Lo expones como invoice_due.
Paso 5: Añades una demora hasta {{invoice_due}}.
El flujo se pausa hasta la fecha de vencimiento, y luego envía recordatorios o pasa al siguiente paso.
Cómo configurarlo
En un paso del flujo donde quieras capturar información, agrega un formulario al paso.
Desde allí puedes añadir el tipo de campo deseado.
El sistema sugerirá un nombre de variable (basado en la etiqueta del campo), pero puedes editarlo en el panel de variables.
Tipos de campos admitidos:
Respuesta corta (ej., ID de empleado, nombre del proyecto)
Número (ej., monto de factura, prioridad de ticket)
Usuario (ej., revisor asignado, nombre del gerente)
Moneda (ej., tamaño del acuerdo, presupuesto)
Fecha (ej., inicio de contrato, fecha de renovación)
No admitidos: Texto largo, opción única, opciones múltiples y archivos adjuntos.
Funcionalidades Útiles de Flow Builder
FFormulario de Lanzamiento de Variables
Un lugar central para ver, editar, agregar y eliminar todas las variables recopiladas al inicio del flujo.
Validación inteligente: Verás un error si intentas usar una variable antes de que se recopile.
El constructor te avisa si la referencias demasiado pronto.
Dónde Puedes Usar Variables
Las variables pueden referenciarse usando la sintaxis {{variable_name}} en:
Asignados de tareas (“Asignar a {{qa_reviewer}}”)
Descripciones de pasos (“Revisado por {{qa_reviewer}}”)
Correos (“La factura {{invoice_number}} vence pronto.”)
Demoras (“Esperar hasta {{invoice_due}} antes de continuar”)
Las variables no son solo para pasos iniciales: puedes recopilarlas y reutilizarlas en cualquier momento.
Esto es especialmente útil para:
Aprobaciones: Capturar el nombre de un gerente en medio del flujo y solicitar su revisión más tarde.
Flujos condicionales: Ramificar la lógica según entradas previas (ej., región = UE vs. EE. UU.).
Notificaciones: Reutilizar valores recopilados en alertas para interesados.
En resumen
Las variables te permiten crear flujos que se adaptan a entradas del mundo real.
Te evitan tener que codificar todos los detalles desde el inicio y hacen que tu automatización sea flexible, personalizada y eficiente.