🧭 Introducción
En los flujos de trabajo cotidianos, hay momentos en los que alguien debe revisar y autorizar una decisión antes de que el proceso pueda continuar. A esto se le conoce como pasos de aprobación. Se utilizan para garantizar supervisión, detectar errores y mantener el control operativo.
Pero en muchos escenarios del mundo real, la persona responsable de aprobar—como un gerente o director—no puede tomar una decisión hasta que otras personas hayan completado tareas previas necesarias. Ahí es donde entra en juego nuestro paso de aprobación mejorado.
El Constructor de Flujos de Navgar ahora admite un nuevo tipo de paso de aprobación que se activa solo después de que se completan tareas específicas. Estas tareas pueden incluir revisiones, confirmaciones o formularios: lo que sea necesario para que el aprobador tenga el contexto adecuado para decidir con fundamento.
Este modelo asegura que las personas correctas realicen el trabajo correcto antes, y que no se soliciten aprobaciones de manera prematura.
📘 Ejemplo: Aprobación de una solicitud de tiempo libre
Veamos un ejemplo sencillo que usaremos a lo largo del artículo:
Escenario:
Un empleado envía una solicitud de tiempo libre. Antes de que el Gerente de RR.HH. pueda aprobarla o rechazarla:
El Líder de equipo debe confirmar que habrá cobertura en las fechas solicitadas.
El Gerente de proyecto debe verificar si el tiempo libre entra en conflicto con entregas clave.
Solo después de que se completen esas tareas, el Gerente de RR.HH. recibirá la tarea de aprobación.
✅ Si se aprueba: el empleado es notificado y el tiempo libre queda agendado.
❌ Si se rechaza: las tareas del Líder de equipo y del Gerente de proyecto se reabren, con todos sus aportes guardados como borradores editables, y el Gerente de RR.HH. puede dejar un comentario de rechazo como contexto.
⚙️ Cómo funciona en el Constructor de Flujos de Navgar
Al agregar un paso de aprobación a tu flujo:
Defines las tareas previas a la aprobación como un subflujo separado, antes de añadir el paso de aprobación.
Añades el paso de aprobación a un flujo nuevo o existente, seleccionando "Aprobación" como tipo de tarea.
Luego, defines el nombre del paso de aprobación y seleccionas el subflujo que debe aprobarse.
Una vez configurado, puedes lanzar el flujo. En este ejemplo, como se trata de una solicitud de tiempo libre, el empleado que hace la solicitud es quien lanza el flujo. Las tareas del subflujo deben completarse por completo antes de llegar al aprobador asignado. Cuando llega, la tarea de aprobación aparecerá en su lista de tareas con una apariencia distintiva (como se muestra abajo)
❌ ¿Qué pasa si hay un rechazo?
Cuando se produce un rechazo:
El sistema activa una operación llamada "Reiniciar Subflujo de Aprobación", que automáticamente:
Reabre las subtareas
Conserva la información previamente ingresada
Cambia el estado de las tareas de “Completado” a “Rechazado”
Esto permite un ciclo fluido de revisión → reenvío → re-aprobación.
❓ Preguntas frecuentes (FAQs)
P: ¿Puedo asignar múltiples aprobadores finales?
R: Actualmente no. Cada paso de aprobación admite solo un aprobador designado. Si se requieren múltiples aprobaciones, usa pasos separados.
P: ¿Qué sucede con los formularios/datos si una tarea es rechazada?
R: La tarea se reabre con todos los datos guardados. Los usuarios pueden editar sus respuestas originales sin empezar desde cero.
P: ¿Puede el aprobador dejar un comentario al rechazar?
R: Sí. El cuadro de rechazo incluye un campo para comentarios, y el mensaje aparece en el chat de la tarea para mayor transparencia.
P: ¿Esto es igual que un paso de decisión?
R: Es similar, pero más potente. Los pasos de decisión son inmediatos. Los pasos de aprobación esperan a que se completen las tareas previas antes de mostrar la decisión.
✅ Resumen
Con el nuevo Paso de Aprobación, puedes diseñar flujos de trabajo en los que:
Las revisiones y validaciones ocurren antes de tomar decisiones.
Los aprobadores reciben el contexto que necesitan.
El trabajo rechazado no se pierde, sino que vuelve listo para mejorar.
Esto hace que las aprobaciones sean más inteligentes, más fluidas y mucho más útiles.