Un tutorial en video rápido sobre entidades
Tabla de Contenidos
Introducción
En Navgar, una entidad representa un componente distintivo de las operaciones de su negocio, como un departamento, proyecto, cliente u otra unidad que requiere gestión individual o que desea utilizar como un contenedor al cual puede adjuntar Tareas, Flujos y chats.
¿Por Qué Son Útiles las Entidades?
Operaciones Organizadas: Al definir entidades, puede segmentar diversos aspectos de su negocio, asegurando que cada segmento opere sin interferencias.
Gestión de Tareas Específica: Asigne tareas, proyectos y flujos de trabajo (conocidos como "Flujos" en Navgar) a entidades específicas, permitiendo un seguimiento enfocado del progreso y responsabilidad.
Colaboración Mejorada: Las entidades facilitan canales de comunicación claros dentro de los equipos, asegurando que las discusiones y recursos sean pertinentes a la unidad correspondiente.
Ejemplo de Caso: Gestión de Proyectos
Imagine que su empresa maneja múltiples proyectos de clientes simultáneamente con una visión holística. Al configurar cada cliente como una entidad separada en Navgar, puede:
Asignar Tareas: Delegue tareas específicas a los miembros del equipo dentro de la entidad del cliente, asegurando claridad y responsabilidad.
Gestionar Flujos: Implemente flujos de trabajo estandarizados para la ejecución de proyectos, mejorando la eficiencia y consistencia.
Optimizar la Comunicación: Utilice el sistema de chat de Navgar para mantener discusiones enfocadas dentro de la entidad del cliente, reduciendo el ruido entre proyectos.
Monitorear el Progreso: Utilice las herramientas de gestión de proyectos de Navgar para supervisar la finalización de tareas y los hitos del proyecto, asegurando entregas puntuales.
Este enfoque estructurado permite a su equipo gestionar múltiples proyectos de manera efectiva, mantener una comunicación clara y ofrecer resultados de calidad a sus clientes.
Al incorporar entidades en Navgar, está dotando a su negocio de un marco sólido para operaciones organizadas, eficientes y escalables.
Configuración y Gestión de Entidades
Creación y Gestión de Tipos de Entidad en Navgar
En Navgar, un Tipo de Entidad sirve como una plantilla o categoría que define la estructura y los atributos para un grupo de entidades similares, como clientes, proyectos o departamentos. Esta guía le guiará a través de la creación de un tipo de entidad, la adición de campos personalizados, la configuración de identificadores clave y la asociación de tareas y flujos con entidades.
Creación de un Tipo de Entidad
Navegar a Tipos de Entidad: En la plataforma Navgar, localice la sección dedicada a la gestión de tipos de entidad.
Agregar Nuevo Tipo de Entidad: Haga clic en el botón "+ Nuevo" para crear un nuevo tipo de entidad.
Definir Nombre del Tipo de Entidad: Ingrese un nombre que represente la categoría, como "Clientes" o "Proyectos".
Establecer Nombre para Mostrar: Determine cómo se etiquetarán las entidades individuales dentro de este tipo, como "Nombre del Cliente" o "Título del Proyecto".
Adición de Campos Personalizados
Los campos personalizados le permiten capturar información específica relevante para su tipo de entidad.
Agregar Campos: Especifique los atributos que desea rastrear, como "Raza del Perro", "Edad del Perro" o "Nombre del Propietario".
Establecer Tipos de Campo: Elija tipos de entrada apropiados (por ejemplo, respuesta corta, numérico, selección de usuario) para cada campo.
Marcar como Requerido: Indique qué campos deben completarse al crear una entidad.
Configuración de Identificadores Clave
Los identificadores clave aseguran que cada entidad sea distinguible de manera única dentro de su tipo.
Seleccionar Identificador Clave: Elija uno o más campos (limitados a tipos de respuesta corta y numéricos) para actuar como identificadores únicos, como "Nombre del Perro".
Aplicar Unicidad: El sistema evitará la creación de entidades duplicadas con el mismo valor de identificador clave.
Creación de una Entidad
Una vez definido el tipo de entidad:
Navegar a Entidades: Vaya a la sección donde se gestionan las entidades.
Agregar Nueva Entidad: Haga clic en el botón "+ Nuevo" y seleccione el tipo de entidad deseado.
Completar Detalles: Rellene el formulario con información para cada campo definido en el tipo de entidad.
Guardar Entidad: Asegúrese de que todos los campos requeridos estén completos, luego guarde la entidad.
Asociación de Tareas y Flujos con Entidades
Vincular tareas y flujos a entidades ayuda a organizar el trabajo relacionado con elementos específicos.
Desde la Vista de Entidad: Agregar Tarea: Dentro de la vista de detalles de la entidad, agregue tareas directamente relacionadas con la entidad.
Iniciar Flujo: Inicie los flujos que pertenecen a los procesos de la entidad. Desde Tareas o Flujos: Asociar con Entidad: Al crear o editar una tarea o un flujo, seleccione la entidad relevante para establecer la asociación.
Visualización y Administración de Detalles de la Entidad Acceda a la vista de detalles de la entidad para administrar tareas, flujos y comunicaciones asociadas.
Pestaña Detalles: Vea toda la información relacionada con la entidad. Flujos en ejecución: Monitoree los flujos activos vinculados a la entidad. Tareas: Revise y administre las tareas asociadas con la entidad. Chat: Participe en discusiones específicas de la entidad, asegurando una comunicación enfocada. Al seguir estos pasos, puede crear y administrar tipos de entidades y sus instancias de manera efectiva en Navgar, adaptando la plataforma a las necesidades específicas de su organización.
Archivar Entidades
Nota: Esta sección se refiere a las entidades en sí mismas, no a los tipos de entidades.
En Navgar, la función de Archivo te permite gestionar entidades y tipos de entidades que ya no están activos pero que podrían ser necesarios en el futuro.
Acceder a la Sección de Archivo
Ubicación: Encuentra la sección "Archivo" junto al botón "Nuevo" en la barra de navegación principal.
Contenido: Esta sección lista todas las entidades y tipos de entidades archivados, permitiéndote gestionarlos según sea necesario.
Archivar una Entidad
Seleccionar Entidad: Elige la entidad que deseas archivar.
Acción de Archivo: Haz clic en la opción "Archivar".
Nota: Se permite archivar incluso si la entidad tiene flujos o tareas activas asociadas.
Desarchivar una Entidad
Acceder al Archivo: Navega a la sección "Archivo".
Seleccionar Entidad: Elige la entidad que deseas desarchivar.
Acción de Desarchivar: Haz clic en la opción "Desarchivar" para restaurar la entidad a su estado activo.
Archivar un Tipo de Entidad
Seleccionar Tipo de Entidad: Elige el tipo de entidad que deseas archivar.
Acción de Archivo: Haz clic en la opción "Archivar".
Importante: Al archivar un tipo de entidad, todas las entidades asociadas también se archivan. Estas entidades no pueden desarchivarse hasta que el tipo de entidad sea restaurado.
Desarchivar un Tipo de Entidad
Acceder al Archivo: Navega a la sección "Archivo" bajo tipos de entidades.
Seleccionar Tipo de Entidad: Elige el tipo de entidad que deseas desarchivar.
Acción de Desarchivar: Haz clic en la opción "Desarchivar" para restaurar el tipo de entidad a su estado activo.
Nota: Después de desarchivar un tipo de entidad, las entidades dentro de él permanecen archivadas. Debes desarchivarlas individualmente según sea necesario.
Utilizar la función de Archivo ayuda a mantener un espacio de trabajo organizado, permitiéndote gestionar eficientemente entidades y tipos de entidades inactivos, asegurando que tu entorno de trabajo activo permanezca despejado.
Eliminar un Tipo de Entidad en Navgar
En Navgar, la gestión de tus tipos de entidad es sencilla. Para mantener la integridad de los datos, solo se pueden eliminar los tipos de entidad vacíos, es decir, aquellos que no tienen entidades asociadas. Sigue estos pasos para eliminar un tipo de entidad:
Acceder a la Sección de Tipos de Entidad:
Navega a la sección 'Tipos de Entidad' desde el menú principal.
Identificar el Tipo de Entidad a Eliminar:
Localiza el tipo de entidad que deseas eliminar.
Asegúrate de que no contiene entidades asociadas.
Si el tipo de entidad tiene entidades asociadas, el icono de eliminar (papelera) aparecerá desactivado, impidiendo su eliminación.
Eliminar el Tipo de Entidad:
Si el tipo de entidad está vacío, el icono de eliminar (papelera) estará activo.
Haz clic en el icono de eliminar.
Aparecerá una ventana de confirmación con el mensaje: "¿Estás seguro de que deseas eliminar este tipo de entidad?"
Confirma la eliminación para proceder.
Consideraciones Importantes:
Tipos de Entidad con Contenido: Si el tipo de entidad contiene entidades, primero debes eliminar o reasignar esas entidades antes de eliminar el tipo de entidad.
Integridad de los Datos: Eliminar un tipo de entidad es una acción irreversible. Asegúrate de que todos los datos necesarios estén respaldados o ya no sean necesarios antes de proceder.
Eliminación de Entidades
Eliminar una entidad es un proceso sencillo. Sigue estos pasos para eliminar una entidad de tu espacio de trabajo:
Acceder a las Opciones de la Entidad:
Localiza la entidad que deseas eliminar.
Haz clic en los tres puntos (...) para abrir el menú de opciones.
Eliminar la Entidad:
En el menú de opciones, selecciona el icono de la papelera para iniciar el proceso de eliminación.
Gestionar Flujos/Tareas Activos:
Si la entidad tiene flujos o tareas activas asociadas, el icono de la papelera aparecerá desactivado, indicando que la eliminación no es posible hasta que se resuelvan.
Confirmar Eliminación:
Al seleccionar la opción de eliminar, aparecerá un mensaje de confirmación:
"¿Estás seguro de que deseas eliminar esta entidad? Esta acción no se puede deshacer."
Elige "Confirmar" para proceder con la eliminación o "Cancelar" para abortar la acción.
Consideraciones Importantes:
Acción Irreversible: Eliminar una entidad es permanente y no se puede deshacer. Asegúrate de haber gestionado cualquier flujo o tarea activa y de que la eliminación es la acción adecuada.
Alternativa de Archivado: Si podrías necesitar la entidad en el futuro, considera archivarla en su lugar. El archivado conserva la entidad y sus datos para una posible restauración, mientras que la eliminación la elimina de forma permanente.
Siguiendo estos pasos, puedes gestionar y eliminar entidades de manera efectiva dentro de Navgar, manteniendo un espacio de trabajo organizado y eficiente.